Bisa dipastikan mayoritas dari kita mempunyai aplikasi bertukar pesan: WhatsApp. Dan di aplikasi itu, kemungkinan besar tidak hanya untuk personal chat alias 1 on 1 chat ke kontak WhatsApp lainnya, tapi juga tergabung di grup, betul kan? Bahkan bisa jadi kita mempunyai grup lebih dari 1, mulai dari grup pertemanan, grup pengajian, grup keluarga, grup alumni webinar atau grup komunitas dan hobi.
Grup WhatsApp memang dirancang untuk kita selalu terhubung dengan kolega kita dalam 1 niche. Interaksi komunal lebih ditonjolkan untuk bisa saling berinteraksi secara online dan tanpa dikenakan biaya berlangganan. Ini memang sudah menjadi spirit sang founding father (Jan Koum, 2009) menghadirkan tools komunikasi yang intuitif dan gratis. Tapi tahukah kamu bagaimana sebaiknya kita membuat dan mengelola grup WhatsApp yang baik?
Group Creation
- Purpose: tentukan tujuan grup, apakah untuk bisnis, komunitas, pendidikan, atau hobi.
- Group Name: buat nama grup yang menarik dan mencerminkan tujuan grup.
- Group Description: ini fitur standar tapi juga yang paling sering dilewatkan yaitu deskripsi singkat tentang grup, di sini kita bisa menampilkan link penting, aturan group atau informasi lainnya.
- Filter: pilih member yang sesuai dengan tujuan grup, sebisa mungkin masukkan member yang proaktif di grup.
- Moderation: admin di grup bisa lebih dari satu, tetapkan moderator untuk membantu mengelola diskusi dan menjaga suasana yang kondusif.
- Invitation: untuk kamu yang membuat grup untuk public alias untuk umum (semua orang bisa bergabung), kami bisa menggunakan link undangan yang bisa kamu cantumkan di social mediamu.
Content
- Content Plan: buat jadwal untuk postingan rutin yang relevan dan menarik supaya tetap ada topik yang dibahas sesuai tujuan grup dibuat.
- Interaction: khususnya untuk admin atau member yang berpengaruh hendaknya mengajak member untuk berdiskusi dan aktif berinteraksi.
- Multiple Format: diskusi di grup tidak hanya sekedar teks yang monoton, kita bisa menggunakan format lain seperti gambar, video, dan polling untuk membuat konten lebih menarik.
- Collaboration: sudah hal yang lumrah ketika suatu grup berkolaborasi dengan influencer atau figure yang di-invite secara khusus dan terbatas untuk berbagi dan meningkatkan exposure dari grup.
- Promotion: kebijakan ini secara aplikasi tidak bisa dibatasi, tapi sebagai admin atau moderator bisa memberikan batasan apakah member bisa berpromosi dan tipe promosi seperti apa yang diperbolehkan.
Constraint
Tanpa di-mention secara tertulis di grup, sebenarnya ada etika atau peraturan tak tertulis yang sebaiknya diterapkan di grup WhatsApp. Ini sangat penting untuk menjaga keharmonisan dan efektivitas komunikasi. Berikut adalah beberapa etika dan peraturan dasar yang umumnya dianggap penting:
- Respect dan sopan**:** setiap member mungkin memiliki latar belakang dan pendapat yang berbeda. Penting untuk saling menghormati dan menggunakan bahasa yang sopan. Hindari kata-kata kasar atau menyinggung.
- Jaga privasi member lain**:** jangan menyalahgunakan pertemanan di grup kamu dengan membagikan informasi pribadi orang lain tanpa izin.
- Hindari spam: jangan mengirimkan pesan atau konten yang tidak relevan yang bisa dianggap sebagai spam.
- Hindari konten sensitif**:** hindari mengirimkan konten yang sensitif atau kontroversial, seperti politik, agama, atau materi yang bisa menyinggung khususnya di grup yang backgroun membernya heterogen.
- Partisipasi aktif**:** berpartisipasi dalam diskusi, tapi juga berikan kesempatan kepada orang lain untuk berbicara, jangan terlalu mendominasi dan terkesan ingin paling menonjol sendiri.
- Hindari perdebatan**:** jika terjadi perbedaan yang memicu diskusi hebat, usahakan untuk tetap tenang, konstruktif, dan obyektif tanpa memperkeruh keadaan dengan menyulut opini yang tidak benar.
- Hindari mengirim file besar**:** kita tidak tahu kondisi penyimpanan smartphone setiap member, jadi hindari mengirim file besar atau banyak gambar sekaligus yang dapat mengganggu. Jika perlu, upload di cloud storage, lalu bagikan link-nya ke grup.
- Lanjutkan diskusi personal di luar grup**:** untuk diskusi yang spesifik dengan seseorang, lebih baik berkomunikasi secara pribadi di luar grup.
- Pemberitahuan sebelum keluar**:** jika memutuskan untuk keluar dari grup, sebaiknya memberitahukan terlebih dulu dan tidak langsung keluar tanpa greeting.
- Patuhi aturan grup**:** beda grup beda budaya dan peraturannya, umumnya admin sebuah grup memberikan aturan-atura tersendiri. Penting untuk membaca dan mematuhi aturan tersebut.
Dipikir-pikir, kok semakin kompleks ya aplikasi ini. Sebenarnya secara aplikasi sangat sederhana, tapi memang kita sebagai makluk sosial yang butuh berinteraksi setiap hari, dalam hal ini juga kita sudah sangat kecanduan dan tergantung dengan aplikasi ini, irreplacable. Menyadari dan menghindari perilaku-perilaku ini dapat meningkatkan kualitas interaksi dalam grup WhatsApp dan menciptakan lingkungan yang lebih nyaman dan produktif bagi semua member grup.
